Możliwość podejmowania uchwał objętych zakresem zwyczajnego zgromadzenia wspólników, w trybie pisemnym

Przed tegorocznym Zwyczajnym Zgromadzeniem Wspólników, warto rozważyć czy nie skorzystać z uproszczonych zasad głosowania, tj. możliwości przeprowadzania głosowania pisemnego w sprawach:
• rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
• powzięcia uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty,
• udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków,

Po zmianach wprowadzonych 1 marca 2019 roku, możliwe stało się bowiem powzięcie w/w uchwał bez konieczności odbycia zgromadzenia wspólników. Pierwszy scenariusz zakłada wyrażenie przez wszystkich wspólników zgody na piśmie na samo postanowienie, które ma zostać podjęte uchwałą (należy zauważyć, że z uwagi na brak rozdzielenia zgody na tryb pisemny i samo podjęcie uchwały – konieczna jest jednomyślność wspólników). Drugi scenariusz zakłada wyrażenie przez wszystkich wspólników zgody na piśmie na głosowanie pisemne, a następnie przeprowadzenie głosowania w tym trybie (w tym przypadku, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej, do podjęcia uchwał wymagane jest uzyskanie bezwzględnej większości głosów).

Dodatkowo, w sytuacji gdy każdy ze wspólników będzie składał swój podpis na „swoim” odrębnym egzemplarzu uchwały, należy zwrócić szczególną uwagę, by treść uchwały na wszystkich egzemplarzach była identyczna – wspólnicy muszą się powstrzymać od wprowadzania jakichkolwiek zmian w poszczególnych egzemplarzach uchwał.

Zasady zwrotu zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy, gdy jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. Z uwagi na oderwanie możliwości udzielania zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy od stanu finansów w roku bieżącym, zdarza się, że finalnie osiągnięty przez spółkę zysk jest niższy, niż przewidywano lub co gorsza, spółka odnotowuje stratę.
Do tej pory prawo nie regulowało zasad rozliczeń uzyskanych przez wspólników kwot. Dopiero nowelizacja Kodeksu Spółek handlowych, która weszła w życie 1 marca 2019 roku, jednoznacznie rozwiązała problematykę zwrotu uprzednio wypłaconych wspólnikom zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy. Na wspólników nałożono obowiązek zwrotu uzyskanej zaliczki spółce:

• w całości, gdy spółka odnotowała stratę,
• w części odpowiadającej wysokości przekraczającej zysk przypadający wspólnikowi za dany rok obrotowy – gdy osiągnięty przez Spółkę zysk jest mniejszy od wypłaconych zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy.

Należy uznać tę regulację za korzystną z perspektywy samej Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z jednoczesnym nałożeniem rozsądnych ograniczeń na jej wspólników.

eKRS – podpis podpisowi nierówny

Od października 2018 roku część podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, może składać sprawozdania finansowe wyłącznie w formie elektronicznej. Sprawozdanie takie musi zostać odpowiednio podpisane przez członków Zarządu – i tu zaczynają się pierwsze problemy.

Zgodnie z prawem, podpisy zarządu mogą być złożone: za pośrednictwem portalu e-PUAP (taka możliwość zarezerwowana jest wyłącznie dla tych osób, które posiadają numer PESEL) lub poprzez podpis kwalifikowany.

Podpis kwalifikowany jest narzędziem odpłatnym – wydają go wyłącznie podmiotu wpisane do rejestru podmiotów kwalifikowanych, prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Na rynku istnieją również tańsze, komercyjne podpisy elektroniczne, które nie są kwalifikowane. Nie mogą one służyć do podpisywania sprawozdań finansowych, jednak system eKRS na chwilę obecną nie wykrywa ich wadliwości. W konsekwencji, członkowie zarządu podpisują sprawozdania finansowe, po czym bez problemu wgrywają je do systemu eKRS – zupełnie nieświadomi, iż takie sprawozdania finansowe są nieważne.

Co więcej, nieważne są również wszelkie dalsze decyzje oparte na takim sprawozdaniu – np. o przeznaczeniu wypracowanego zysku. Dodatkowo, niezłożenie sprawozdań finansowych (sprawozdanie złożone nieprawidłowo uznaje się za sprawozdanie niezłożone) wiąże się również z sankcjami, które mogą być nałożone na członków zarządu.

Rekomendujemy uprzednią, uważną weryfikację rodzaju posiadanego podpisu przed jego złożeniem na sprawozdaniu finansowym prowadzonego podmiotu. Pozwoli to uniknąć ewentualnych konsekwencji związanych z brakiem złożenia sprawozdania finansowego do KRS.